Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej to narzędzie pozwalające wykonawcom skutecznie zakwestionować działania zamawiającego w postępowaniu przetargowym. Może wpłynąć na dalszy bieg sprawy, a w niektórych przypadkach nawet doprowadzić do zmiany decyzji o wyborze oferty. Choć procedura przed KIO jest krótka – zazwyczaj trwa od 1 do 3 tygodni – to wymaga od uczestników precyzji i znajomości przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
Posiedzenie wstępne
Po wniesieniu odwołania do KIO sprawa trafia na tzw. posiedzenie wstępne. Skład orzekający sprawdza wówczas, czy odwołanie spełnia wymogi formalne, m.in. czy uiszczono wpis, wskazano podstawy faktyczne i prawne oraz czy dołączono wymagane załączniki. Posiedzenie może być niejawne i zwykle odbywa się bezpośrednio przed rozprawą.
Jeśli odwołanie do KIO zawiera braki, Prezes Izby może wezwać do ich uzupełnienia w ciągu 3 dni. Jednak nie każdy błąd można poprawić. Przykładowo – brak przekazania kopii odwołania zamawiającemu skutkuje jego odrzuceniem bez możliwości uzupełnienia. Podstawy odrzucenia wskazane w art. 528 Pzp obejmują również m.in. upływ terminu czy brak legitymacji wykonawcy.
Kto może reprezentować stronę przed KIO?
Stronę w postępowaniu przed KIO może reprezentować adwokat, radca prawny, pracownik strony lub osoba działająca na podstawie zlecenia obejmującego przedmiot sporu. W przypadku braku profesjonalnego pełnomocnika należy wykazać, że dana osoba faktycznie działa w imieniu strony – np. jako pracownik. W orzeczeniu KIO 1639/22 uznano, że oświadczenie zarządu o zatrudnieniu pełnomocnika było wystarczające, jeśli nie zostało skutecznie zakwestionowane przez stronę przeciwną.
Rozprawa i dowody
Rozprawa to moment, w którym strony przedstawiają swoje stanowiska, zgłaszają dowody i odpowiadają na twierdzenia przeciwnika. Prowadzi ją przewodniczący składu orzekającego. Najpierw głos zabiera odwołujący, następnie zamawiający i ewentualni uczestnicy postępowania. Odwołujący nie może na rozprawie zgłaszać nowych zarzutów – KIO rozpoznaje wyłącznie te, które zostały zawarte w odwołaniu. To ograniczenie, które warto wykorzystać w praktyce, jeśli po stronie zamawiającego pojawi się próba „rozszerzenia” sporu przez wykonawcę.
Postępowanie dowodowe przed KIO charakteryzuje się brakiem prekluzji – dowody można zgłaszać aż do zamknięcia rozprawy. Najczęściej są to dokumenty, ale możliwe są również dowody z opinii biegłego czy zeznań świadków – choć w praktyce stosowane rzadko.
Wpływ odwołania do KIO na postępowanie i koszty
Złożenie odwołania do KIO powoduje zawieszenie możliwości zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 577 Pzp). Zamawiający nie może więc podpisać umowy, dopóki KIO nie wyda rozstrzygnięcia. Inne czynności – jak badanie ofert – mogą być kontynuowane, o ile nie prowadzą do utrwalenia skutków zarzucanego naruszenia.
Wniesienie odwołania wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty:
- 7 500 zł dla dostaw i usług poniżej progów unijnych,
- 15 000 zł dla tych samych zamówień powyżej progów,
- 10 000 zł i 20 000 zł dla robót budowlanych – odpowiednio poniżej i powyżej progów.
Do tego dochodzą koszty zastępstwa procesowego, ustalane indywidualnie z kancelarią. W przypadku uwzględnienia odwołania KIO może zasądzić zwrot wpisu oraz części kosztów zastępstwa.
Case Study
Firma produkcyjna z Tychów przegrała przetarg na dostawę sprzętu dla lokalnego szpitala. Właściciel był przekonany, że zamawiający nieprawidłowo ocenił oferty i faworyzował konkurencję. Po konsultacji z prawnikami przedsiębiorca zdecydował się na działanie. Wykonawcy często pytają jak złożyć odwołanie do KIO, szczególnie gdy podejrzewają nieprawidłowości w postępowaniu. Najważniejsze jest tu szybkie działanie - termin wynosi zazwyczaj 5 lub 10 dni od otrzymania informacji o spornej czynności. W przypadku firmy z Tychów odwołanie finalnie zostało uwzględnione, a kontrakt ostatecznie trafiła do lokalnego przedsiębiorcy.
Odwołanie do KIO to skuteczny środek ochrony praw wykonawców, który pozwala zakwestionować nieprawidłowe działania zamawiających. Postępowanie przed Izbą jest sprawne, ale rygorystyczne – nawet drobne uchybienia mogą pozbawić wykonawcę szansy na rozpoznanie sprawy. Jednocześnie prawidłowo przygotowane odwołanie i odpowiednia reprezentacja mogą realnie zmienić wynik postępowania przetargowego. Zamawiający, którzy podejmują przemyślane działania procesowe, mogą skutecznie bronić swoich decyzji – o ile przygotują merytoryczną odpowiedź i zadbają o stronę formalną postępowania. Niezależnie od roli procesowej, skuteczność przed KIO zależy od siły argumentów, a także od znajomości procedury, umiejętności szybkiego reagowania oraz staranności w realizacji obowiązków formalnych.
Jeśli planują Państwo wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej lub potrzebują analizy legalności działań zamawiającego w konkretnym postępowaniu – zapraszamy do kontaktu z kancelarią Jarzyński Brzeziński Partners.
Jarzyński Brzeziński Partners – Odwołanie do KIO
ul. Jugosłowiańska 15b/40
03-984 Warszawa
kancelaria@jbp-law.pl
+48 502 342 502
Oddział przy Krajowej Izbie Odwoławczej:
Adgar Plaza A
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
(piętro 1)